Wachten tot het regent?

Ik kijk naar buiten en het is gelukkig droog. Vast en zeker gaat er nog een keer regen of natte sneeuw vallen. Wanneer zou dat zijn? Leg ik mijn paraplu alvast klaar of wacht ik tot de regendruppels of sneeuwvlokken vallen om hem te gaan zoeken? Wat als ik op het moment dat het nodig is net geen paraplu vindt? Of alleen die ene die half kapot is? Dan heb ik vast spijt dat ik koos om te wachten, waardoor ik een nat pak haal. Geldt voor kwalitatieve en kostenbesparende uitvoering van administratieve taken straks hetzelfde als voor mijn pak?

De trend is dat gemeenten de samenwerking met andere gemeenten opzoeken om onder andere kostenbesparing te realiseren. Maar in diverse media was in de week van 18 november 2017 te lezen dat fuseren en samenwerken voor Nederlandse gemeenten meestal helemaal geen kostenbesparing oplevert (zie bijvoorbeeld het artikel in het NRC van 28 november 2017).

Nederlandse gemeenten kunnen wél een substantiële kostenbesparingen realiseren door alleen of gezamenlijk ondersteunende activiteiten uit te besteden (Business Process Outsourcing). Aanvullend voordeel van uitbesteding is dat het een verbetering van de kwaliteit en verhoging van de flexibiliteit met zich meebrengen. Kiezen gemeenten voor uitbesteden (BPO) dan kunnen deze zich dus ten volle concentreren op hun kerntaak “het leveren van diensten aan burgers en bedrijven”. Toch wachten sommige gemeenten tot het regent. Zolang het goed gaat met de economie is er geen noodzaak om na te denken over outsouring. Wanneer is het juist wel slim om uit te besteden, ook al zijn er mogelijk frictiekosten en bestaat er een gevoel van controleverlies?

Dilemma: zelf doen of uitbeteden
Zelf doen of uitbesteden, een dilemma voor de (lokale) overheid. Onderzoek uitvoeren naar doelmatigheid en doeltreffendheid blijft nog steeds belangrijk. De juiste dingen doen en deze dingen goed doen is ook binnen het sociaal domein van groot belang. Nog steeds wordt geworsteld met bijvoorbeeld de uitvoering van de administratieve taken in het kader van de Wmo en Jeugdwet. Taken die zich buiten het gezichtsveld van de burger onttrekken en taken die zich – net zoals bijvoorbeeld het innen van gemeentelijke belastingen – makkelijker op afstand laten zetten. Bij het maken van de juiste afweging over het al dan niet uitbesteden van taken kan het volgende toetsingskader een hulpmiddel zijn:  Toetscriterium 1
Als de wet bepaalt dat de organisatie bepaalde activiteiten zelf moet uitvoeren dan stopt de toetsing.

Toetscriterium 2
Zijn er bestuurlijke afspraken en/of lopende contracten die de mate van vrijheid ten aanzien van uitbesteden beperken? Als het antwoord op deze vraag “ja” is dan stopt de toetsing.

Toetscriterium 3
Zijn er onvoldoende marktpartijen waaraan de activiteit zou kunnen worden uitbesteed dan stopt de toetsing.

Toetscriterium 4
De kosten van zelf doen worden afgezet tegen de kosten van uitbesteden van de activiteit. Zijn de kosten om de activiteit uit te besteden hoger dan de kosten om de activiteit zelf te doen dan stopt de toetsing.

Toetscriterium 5
Is de activiteit helemaal los te koppelen van andere activiteiten? Zijn bijvoorbeeld andere activiteiten sterk afhankelijk van deze activiteit? In dat geval kunnen de andere activiteiten bij uitbesteding ook geen ongestoorde doorgang vinden. Is de activiteit niet helemaal los te koppelen dan stopt de toetsing.

Toetscriterium 6
Wat zijn de risico’s, positief en negatief, verbonden aan het uitbesteden van deze activiteit?

Sociaal Domein
De gemeentetaak binnen het sociaal domein bestaat eruit dat passende zorgondersteuning vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet wordt geboden aan burgers. Vanaf het moment dat een indicatie voor bijvoorbeeld zorg in natura (ZiN) is gesteld start het proces “start zorg tot gecontroleerde betaling van declaraties”. Het zelf of samen  uitvoeren van dit backoffice proces en het faciliteren van benodigde ICT systemen om dat te kunnen doen, dragen er niet direct aan bij dat de ondersteuning vanuit ZiN passender wordt voor de burger. De zorgondersteuning verandert niet als de administratie zelf of samen met andere gemeenten wordt uitgevoerd. De strategische meerwaarde hiervan is voor gemeenten dan ook nagenoeg nihil.

De zorgondersteuning wordt mogelijk wel passender als de gemeente over de juiste stuurinformatie beschikt. Van cruciaal belang is het dus wel dat de administratieve organisatie data rondom de budgetten voor Wmo ZiN/Pgb en Jeugdwet ZiN/Pgb levert. Deze data genereert een administratieve organisatie o.a. vanuit sluitend uitgevoerde backoffice werkprocessen en up-to-date ICT systemen.

Kennis en kunde van backoffice werkprocessen
Het sluitend organiseren van backoffice werkprocessen vergt kennis van het totale administratieve proces van gestelde indicatie, gecontroleerde declaratiebetaling aan de zorgaanbieder tot goedkeurende controleverklaring van de accountant. Ook moet bij de procesinrichting rekening worden gehouden met veel verschillende partijen. Van burger, indicatiesteller, zorgaanbieder tot ketenpartners als het CAK en de SVB. Worden meer gemeenten bediend door de administratieve organisatie dan vraagt deze samenwerking dus ook meer capaciteit, kennis en kunde rondom de verschillende backoffice werkprocessen. Zodra de werkprocessen zijn georganiseerd blijven deze niet up-to-date en worden deze niet automatisch kwalitatief uitgevoerd. Hiervoor is sturing en het in dienst hebben en houden van deskundige medewerkers vereist. Daarnaast vraagt een dergelijke administratieve organisatie om up-to-date ICT systemen. Bijvoorbeeld om het berichtenverkeer iJw/iWmo tussen gemeenten en zorgaanbieders te faciliteren. Het faciliteren, door ontwikkelen en beheren van dergelijke systemen vergt specialistische kennis en capaciteit van een organisatie.

Met het centraal uitbesteden van backoffice werkprocessen en het faciliteren en beheren van ICT systemen om deze processen uit te kunnen voeren beschikt de gemeente continue over hulp vanuit één expert organisatie. Omdat deze organisatie diverse gemeenten en samenwerkingen van gemeenten helpt bij hun administratieve uitvoering ontstaat kostenbesparing vanwege schaalvoordeel.

We gaan graag met gemeenten in gesprek over de paraplu (BPO) die helpt om administratieve taken kwalitatief en kostenbesparend uit te voeren. Samen verder met grip op verantwoorde zorginzet.

Door:     Albert Nijholt
Datum: 08-12-2017