Hoe gaan de klantteams tijdens de coronapandemie te werk?

Klantteam
Bij de klantteams van Zorg-Lokaal komen dagelijks tientallen vragen binnen. Gemeenten die informatie over processen willen, zorgaanbieders van wie declaraties zijn afgekeurd, burgers die vragen hebben over hun Pgb en noem maar op. Ondanks de coronapandemie waardoor we allemaal thuiswerken, staan onze klantteams elke dag klaar om deze vragen telefonisch of via de mail te beantwoorden.
De werkdag anno nu

Hoe gaan de klantteams tijdens de coronapandemie te werk? Dat is momenteel even anders, want ook bij Zorg-Lokaal wordt er namelijk vanuit thuis gewerkt. Dit betekent nogal wat voor onze dienstverlening. Daar waar we voorheen buiten ons wekelijks teamoverleg ook op dagelijkse basis met elkaar konden schakelen over lopende zaken, vielen we terug op enkel wekelijks teamoverleg. Een vraag stellen aan een collega over een zojuist binnengekomen telefoontje? Dat kon eerst meteen, terwijl dat nu automatisch tot een terugbelverzoek leidt. Ook bij het behandelen van mails of opdrachten, mist men deze spontane en snelle interacties. Maar om in deze situatie de klantgerichtheid te garanderen, hebben de klantteammedewerkers enkele processen aangepast.

Aanpassen processen

De telefoontjes van de helpdesk worden doorverbonden naar de mobiele telefoons van de medewerkers. De makkelijke headsets die men op kantoor gebruikten, konden niet aangesloten worden op de mobiele telefoons. En de handige functies zoals iemand in de wacht zetten, ging niet meer zo makkelijk. Gelukkig duurde het niet lang voordat iedereen hieraan gewend was en heeft de wachttijd hieronder niet geleden. Moeten we iemand terugbellen omdat we niet meteen het antwoord op de vraag weten? Dan kunnen we dat snel doen, omdat er via Microsoft Teams meteen kan worden geschakeld met collega’s.

Ook vindt er wekelijks een klantteamoverleg plaats via Microsoft Teams. Zo houden we iedereen op de hoogte van ontwikkelingen en kan eenieder ook vertellen met welke werkzaamheden zij die week voornamelijk druk zijn. Voor de reguliere werkzaamheden vond de afstemming op kantoor mondeling plaats. Om daar nu overzicht in te houden, gebruiken we OneNote van Office. Aan de hand van een schema ziet men welke werkzaamheden gedaan moeten worden en kan iedereen zijn naam invullen wanneer zij starten. Zo wordt niets vergeten, maar ook niets dubbel gedaan.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Al met al was de omschakeling naar thuiswerken voor de klantteams een hele aanpassing. Maar met zekerheid mogen we zeggen dat alle processen van de klantteams doorgang hebben kunnen vinden. Benieuwd naar wat onze klantteams voor u als gemeente kunnen betekenen? Vraag dan hier een vrijblijvend gesprek aan.

Bezoekadres
Wilhelminastraat 39
6131 KM Sittard

Postadres
Postbus 5065
6130 PB Sittard

Meer informatie?
088 007 9494
(ma-vr | 9:00u – 16:30u)

Wil uw gemeente meer informatie?  Neem dan via onderstaande button contact met ons op.  

Scroll naar top